Control de acceso a oficinas: por qué lo necesitas y qué te garantiza

El control de acceso a oficinas va mucho más allá de la protección de unas instalaciones: también supone el método adecuado para garantizar la seguridad del equipo humano, de todos los activos y bienes de tu empresa e incluso los intangibles de un negocio. Por ejemplo, ¿guardas documentos confidenciales en tu oficina, tu know how está en los servidores centrales o en carpetas físicas en tu negocio?

Así, la elección del sistema de seguridad apropiado es vital para garantizar la protección de una empresa a todos los niveles.

Desde nuestra experiencia en desarrollo de sistemas de control de acceso a oficinas, en NÜO Planet proponemos esta guía que profundiza en qué son exactamente estos sistemas y qué aportan a la seguridad de un negocio.

¿En qué consiste un control de acceso a oficina?

Un sistema de control de acceso se define como la infraestructura que permite autorizar o denegar la entrada de vehículos o personas a unas instalaciones concretas.

En particular, el control de acceso a oficina permite: 

¿Para qué sirve un control de accesos?

Más allá de los usos delineados arriba, un sistema de control de acceso se ocupa de tres operaciones concretas: 

Gracias al avance tecnológico, hoy existe una nueva generación de sistemas de control de acceso oficina en la que, a estas tres funciones, se le ha añadido la trazabilidad: la capacidad de realizar un seguimiento o rastreo de personas autorizadas y eventos ordinarios y extraordinarios en torno al acceso al sistema.

En definitiva, se trata de contar con un sistema en el que apoyarse para la gestión de una oficina, manteniendo bajo control en todo momento quién accede, cuándo accede y a qué estancias le está permitido entrar. 

Además, y de nuevo gracias a los últimos desarrollos tecnológicos en control de accesos, es posible realizar este seguimiento a tiempo real y a través de sistemas cada vez más intuitivos y, a la par, seguros: desde la biometría para la identificación mediante huella dactilar hasta el uso del teléfono móvil particular para permitir el acceso.

Por qué necesitas controlar el acceso a la oficina: ejemplos prácticos

El uso de los sistemas de control de acceso a oficinas puede tomar diferentes formas. En general, se trata de realizar una identificación de usuarios y un registro de su recorrido por las instalaciones (a qué habitáculos accede, en qué momento…).

No obstante, hay muchas formas en que esto puede materializarse. 

Teniendo en cuenta las posibilidades de la solución para control de acceso a oficinas de NÜO Planet, destacamos los principales ejemplos de uso real de estas herramientas:

• Los permisos pueden estar asignados según diferentes zonas dentro de las instalaciones y de acuerdo a calendarios concretos (incluyendo días y franjas horarias).
• Son, además, altamente personalizables y flexibles: pueden ser anulados o activados al momento, teniendo en cuenta las diferentes situaciones que surgen en un negocio con habitualidad (problemas con empleados, nuevas incorporaciones, proveedores no habituales…).
• La configuración de notificaciones implica un paso más allá en el control de accesos a oficina. Así, pueden activarse diferentes alarmas (de puerta abierta, de puerta forzada, por fallo de alimentación principal, por batería baja o error de batería…).
• Facilidad de integración con un sistema de alarma.
• Subida y bajada de persianas de seguridad desde el lector de la entrada.
• Con el modo Supervisor, es posible solo dar acceso a ciertas personas tras garantizar que está presente un responsable en la zona controlada.
• El modo de Doble Intervención solo permite el acceso si se combinan las credenciales de dos personas durante la identificación.

¿Cómo puedes garantizar el control de accesos en la oficina?

La respuesta es sencilla: contando con un sistema moderno y, a la par, capaz de ajustarse a las necesidades de cada negocio.

Para las oficinas, proponemos la solución NÜO Go!, el sistema de control de acceso sencillo y específico para la gestión de Pymes y oficinas, que supone una gestión global y  centralizada con tres tipos de identificación (huella dactilar, tarjeta identificativa y teléfono móvil) y que permite:

• Hasta 8 puertas cableadas de control de accesos + 4 puertas combinadas de videointercomunicación y control de acceso 
• Hasta 4 videoconsolas para el control de las visitas
• Gestión de hasta 250 usuarios
• Amplia gama de lectores combinables entre sí en función de las necesidades de cada puerta o espacio. 
• Control de las zonas más sensibles de la empresa con lectores biométricos de alta seguridad
• Gestión de la entrada y salida de los vehículos 
• Sistema modular y escalable que crece de la mano de tu negocio. Es decir, puedes empezar controlando 4 puertas y de forma paralela al crecimiento de tu negocio, se van ampliando los espacios que quieras controlar. Todo ello sin ningún impacto sobre licencias de software ni gastos adicionales por ampliación de usuarios, etc. La gestión desde la aplicación web se actualizará al instante con los nuevos dispositivos sin que suponga ningún inconveniente ni requiera de ninguna acción extra sobre el software. Sencillo e intuitivo.   

¿Qué estancias de la oficina necesitan un sistema de control de acceso?

En una oficina no todos los espacios presentan la misma necesidad de seguridad: hay espacios que requieren de un control mucho más exhaustivo. Se podrían resumir las necesidades en el control de acceso a oficinas de este modo: 

• Accesos principales o exteriores.
  Se trata de zonas de paso y que, en caso necesario, deben actuar como un primer umbral de seguridad. 
  
  
  
  
• Zona de recepción:
  es el lugar por el que comúnmente pasan los visitantes al inmueble. Por lo general, se requiere una forma de acceso que proporcione control pero no incomode a los potenciales visitantes. Aquí destaca la incorporación de sistemas de videointercomunicadores: los visitantes sin acreditación pueden comunicarse con el interior o la recepción a través de una videoconsola para pedir paso. Las opciones más avanzadas permiten instalar varias videoconsolas (en la recepción, en el área de almacén…) de modo que todas las llamadas son atendidas y controladas.
  
  
  
  
• Parking:
  el acceso a unas instalaciones mediante vehículos también está sujeto a control. En este punto, suelen instalarse barreras automáticas que se abren a vehículos autorizados y accionados mediante diferentes sistemas (lectores de tarjetas a distancia, lectores de identificación y acceso, videointercomunicación para visitas que acceden a las oficinas en coche…). 
  
  
  
  
• Despachos y zonas de reunión:
  las necesidades de estas áreas incluyen desde sistemas de apertura de puertas a videovigilancia CCTV, además de un sistema centralizado desde el que gestionar cualquier contingencia o alarma. 
  
  
  
  
  
• Zonas de alto valor:
  en este punto se incluyen almacenes para productos o información confidencial de alto valor (documentos financieros, know-how…), despachos de dirección, áreas donde se gestiona dinero en efectivo o salas de servidores, entre otros. En estos casos, se pueden activar medidas adicionales para el control de acceso como la Doble Intervención o la figura del Supervisor descrita más arriba.

En definitiva, el control de acceso a oficinas adecuado permite garantizar la seguridad de un negocio y su continuidad sin sobresaltos. 

¿Buscas el mejor sistema? Cada negocio presenta necesidades diferentes (las necesidades de control de accesos en pymes son distintas según cada instalación ya que cada oficina es un entorno único donde hay que estudiar sus necesidades específicas). Por eso, desde NÜO Planet te ayudamos a encontrar la mejor solución para tu negocio:

Descarga nuestra guía gratuita sobre tendencias en seguridad y control de accesos o ponte en contacto con nosotros para que te guiemos en la decisión sobre qué sistema de control de acceso es más adecuado para tu oficina.