7 reglas para garantizar la seguridad en la oficina

Para llevar a cabo una óptima gestión empresarial, no debes olvidar garantizar la seguridad en la oficina: proteger los bienes, la información confidencial y asegurar el bienestar del personal.

Para ello es clave la protección de las instalaciones de la corporación, industria o comercio al evitar robos, hurtos u otros actos delictivos contra los activos. Además, previene el espionaje industrial y su consecuente sustracción de información valiosa.

Pero ¿qué acciones tomar? ¿Realmente son imprescindibles tales acciones? En este artículo te ofrecemos las 7 reglas que debes aplicar para una exitosa gestión de seguridad en la oficina.

Seguridad en la oficina: por qué es imprescindible

En la planificación de las normas de seguridad en la oficina debe tenerse en cuenta la instalación de sistemas que restrinjan el acceso, mediante el control de entradas y salidas. Pero siempre considerando los sistemas de protección externa y de protección interna.

Los sistemas de protección externa controlan el acceso en las zonas de entrada y salida de la empresa, impidiendo la incursión de personas extrañas y posibles delincuentes. Por otro lado, los sistemas de protección interna blindan las zonas críticas que contienen datos, equipos y sistemas claves, evitando ataques internos provenientes del propio equipo de trabajo.

Al contrario de lo que se cree habitualmente, un gran porcentaje de los robos o hurtos de información son ejecutados por los propios empleados de la corporación. Concretamente, en el sector retail, según confirma este informe de la AECOC se dan anualmente unas pérdidas de 1.778 millones de euros en toda España, de las cuales el 23% son debidas a hurtos del propio personal de los comercios.

Esto es debido al libre acceso a las salas de servidores, centros de datos, laboratorios, almacenes, etc. Esto suele ocurrir tanto en grandes corporaciones como en pequeñas empresas.

Además, es vital restringir el acceso de personas ajenas a las instalaciones de la empresa o industria, para prevenir la presencia de intrusos y cualquier persona con comportamiento delictivo.  

¿Cómo garantizar la seguridad en la oficina?

Para garantizar la seguridad en la oficina de trabajo es importante implementar controles de accesos que permitan la monitorización del flujo de personas en la corporación.

Con esto nos referimos a implementar un sistema de control de acceso en las entradas y salidas de la empresa, así como en las áreas internas críticas. Sistemas que permitan o restrinjan la circulación de acuerdo a las funciones y grado de confianza de cada empleado.  

A continuación, exponemos 7 reglas o controles que deben cumplirse para crear entornos de trabajo seguros, exentos de riesgos de robo, hurto o espionaje industrial.

Para saber más, descubre las tendencias del 2022 en Seguridad y Control de Accesos en esta presentación:

1. Registra quién entra y sale en las distintas estancias

Emplea un sistema de control de accesos que permita la identificación de cada empleado, mediante una tarjeta de alta seguridad, utilizando el dispositivo móvil como credencial o a través de sus datos biométricos. Respecto a esto, cabe recordar que es la biometría el mecanismo más recomendado para las aplicaciones de seguridad, ¿quieres saber por qué? Lee este artículo: ¿Por qué se recomienda usar biometría para aplicaciones de Seguridad?

De acuerdo a las funciones, jerarquías, horarios, turnos y demás factores que creas convenientes, personaliza el perfil de seguridad para cada usuario. De ese modo podrás restringir el acceso a las instalaciones o áreas que requieren especial protección, como:

Despachos y salas de reuniones	Salas de servidores
Parking privado de la empresa	Recepción
Salas de archivo o material confidencial	Almacén de mercancía

De esta forma, el sistema registrará quién entra y quién sale en las distintas instancias. Incluso registrará los intentos de acceso sin autorización o los intentos que se realicen para ingresar a las instalaciones fuera del horario o turno. 

Por ejemplo, sabrás a tiempo real que un empleado sin permisos ha intentado acceder a la oficina por la noche, a las 2 de la madrugada, por la puerta principal. El acceso le será denegado, pero tú podrás ver en la app el intento fallido de acceso. 

2. Implementa un control de seguridad modo Supervisor

Dependiendo de los espacios que debas proteger, también puede ser necesario instalar un sistema de control de acceso con funciones especiales de seguridad. Estas funciones te ofrecen la solución a problemas complejos.

Por ejemplo, mediante el control de seguridad modo Supervisor podrás permitir que el personal autorizado ingrese en áreas restringidas solo bajo la supervisión de una persona de dirección. Es decir, los usuarios autorizados podrán acceder a determinado espacio protegido, solo si otro usuario con perfil de Supervisor se encuentra en el interior.  

Este modo Supervisor se suele utilizar para el acceso a zonas sensibles, como por ejemplo, un laboratorio, un almacén con bienes de alto valor en una joyería, la sala de depósito de efectivo de un casino, etc. 

3. Autoriza o cancela permisos de acceso a tiempo real

Siempre es importante contar con un sistema de seguridad en la oficina que permita anular o activar, en tiempo real, el permiso de acceso de los trabajadores.

Por ejemplo, durante las vacaciones de un empleado puedes anular temporalmente sus permisos, así como activar el acceso de quien va a sustituirlo. Y ante despidos o problemas con algún trabajador podrás impedir, de forma sencilla e inmediata, su acceso a las instalaciones de la corporación.

4. Contar con un sistema de alarmas

Otra de las reglas que se deben seguir para garantizar la seguridad en la oficina es la de instaurar un sistema de alarmas, con el fin de detectar las situaciones de riesgo que se producen una vez la oficina ha quedado cerrada.

Resultan interesantes los sistemas de control de acceso que se pueden comunicar con el sistema de alarma de forma sencilla para facilitar la activación y desactivación de la alarma en la hora de entrada y cierre de la oficina. 

Por ejemplo, los sistemas avanzados de control de acceso permiten activar y desactivar la alarma simplemente poniendo la huella de una persona con permisos en el lector de salida. Dejando en el pasado los códigos, sistema muy susceptible a vulneración y con pocas garantías de seguridad. 

Además, el sistema que se implemente para restringir los accesos también debe ofrecer la posibilidad de configurar, previamente a los eventos de riesgo o casos de emergencia, el modo de actuación de las puertas, de acuerdo a la ruta de evacuación. Es decir, que el sistema permita configurar qué puerta debe abrirse para evacuar al personal y cuáles deben mantenerse controladas para evitar robos o hurtos. Esto es vital: es una de las normas de seguridad en la oficina que no debes olvidar.

5. Controla el aforo

Para la máxima garantía de seguridad en la oficina de trabajo es imprescindible contar con sistemas de control de accesos que ofrezcan el control de aforo, mediante las zonas antipassback APB.

Cuando se implementa un control del flujo de personas bajo el mecanismo APB, se consigue gestionar el aforo de un espacio determinado restringiendo el número máximo de personas que pueden acceder de forma simultánea. 

Al mismo tiempo, también se evita que una misma credencial pueda ser utilizada por más de un usuario. En consecuencia, si un usuario accede a la zona APB, el sistema realiza el registro y bloquea el permiso de ingreso de dicha credencial, hasta que se registre un acceso válido de salida de esa misma credencial.

6. Implementa un mayor control perimetral

Una de las medidas vitales para la seguridad en la oficina y en todas las instalaciones de la empresa es la de implantar un sistema integral de control perimetral, tanto para el control peatonal de empleados y visitantes como para control de acceso de vehículos al parking privado de la oficina.

Estos sistemas de control perimetral deben ofrecer mecanismos de videointercomunicación para poder llevar a cabo un efectivo control de las visitas no acreditadas a las instalaciones. Además, deben facilitar su instalación en la fachada - de la forma más natural posible - y tienen que estar fabricados con materiales resistentes a los agentes externos para asegurar su durabilidad y evitar posibles fallos.

Por ejemplo, dependiendo de las características de la fachada de la empresa, puedes optar por un sistema de control peatonal de montaje en superficie, de tipo empotrado (al ras de pared) o en formato poste. Siendo este último muy usado en las fachadas acristaladas, en los edificios con un alto componente arquitectónico o para evitar la intervención de la estructura del edificio.

7. Incorpora el lector que mejor se adapte a tus necesidades

Siempre, en los sistemas de control de acceso, debes seleccionar el lector o los lectores que mejor se adapten a las necesidades de la organización. Ten en cuenta que es el único elemento del sistema que se encontrará visible.

Puedes elegir lectores con diversa tecnología y diseño:

• Lectores biométricos (de huella), lectores para el acceso con móvil o lectores para tarjetas de máxima seguridad.
• Lectores biométricos de huella de última generación, que garantizan la correcta identificación de personal con guantes, con huellas problemáticas, mojadas o sucias. Especial para áreas de laboratorio, industrias o para el personal de mantenimiento.
• Lectores para exteriores o zonas internas.
• Lectores para la instalación en tornos o para controles de acceso de vehículos.
• Lectores con o sin cables. Respecto a esto, ten en cuenta que son los sistemas cableados los únicos que garantizan una seguridad total.
• Lectores con display táctil.
  

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